Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Betreiber dieser Website und der Mitarbeiter-App:

2. Zwei Rollen: Homepage und Vertrag vs. Nutzung der App

Diese Erklärung deckt zwei verschiedene Situationen ab, die datenschutzrechtlich unterschiedlich zu behandeln sind:

• Du besuchst diese Homepage (arbeiter-app.ch), nimmst Kontakt auf oder buchst ein Abonnement für deine Firma. Ebenso, wenn du als Administrator einer Firma Fehler meldest oder uns schreibst. Hier ist Renato Schütz als Betreiber Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts.
• Du nutzt die Mitarbeiter-App als Angestellte:r, Abteilungsleiter:in oder Firmenadmin eines Kundenbetriebs. In diesem Fall ist dein Arbeitgeber (der Kundenbetrieb) der datenschutzrechtlich Verantwortliche für deine Personaldaten in der App. Die Mitarbeiter-App tritt hier als technischer Auftragsbearbeiter auf, der die Daten im Auftrag deines Arbeitgebers speichert und verarbeitet. Fragen zur Verarbeitung deiner Daten innerhalb der App (zum Beispiel wer deine Zeiterfassung sehen kann) richtest du in erster Linie an deinen Arbeitgeber.

3. Datenverarbeitung auf dieser Homepage

Serverzugriff

Beim Aufruf dieser Website übermittelt dein Browser technisch notwendig seine IP-Adresse an unseren Server (Hetzner, Nürnberg, siehe Abschnitt 5). Wir führen auf dem Server kein Zugriffsprotokoll mit IP-Adressen. Die IP-Adresse wird nur kurz im Arbeitsspeicher verwendet, um Missbrauch zu begrenzen (zum Beispiel zu viele Anmeldeversuche oder Formularsendungen in kurzer Zeit) und um den täglich wechselnden Prüfwert der Besuchszählung zu bilden (siehe unten). Der Hosting-Anbieter kann als Betreiber des Netzwerks technische Verbindungsdaten für den Betrieb verarbeiten.

Kontaktformular

Wenn du das Kontaktformular auf dieser Seite nutzt, speichern wir die von dir eingegebenen Daten:

Rechtsgrundlage ist dein Einverständnis durch das Absenden des Formulars bzw. unser berechtigtes Interesse, Anfragen von Interessenten zu bearbeiten. Wir löschen deine Anfrage automatisch 12 Monate nach dem Eingang. Das gilt nicht, wenn du in der Zwischenzeit Kundin oder Kunde geworden bist; dann gelten die Fristen in Abschnitt 6. Auf deinen Wunsch löschen wir die Anfrage jederzeit sofort.

Keine Cookies, anonyme Besuchszählung

Diese Homepage setzt keine Cookies und verwendet keine Analyse-Dienste von Drittanbietern (zum Beispiel Google Analytics). Es werden keine Nutzungsprofile erstellt.

Um zu verstehen, wie oft die Homepage besucht wird, zählen wir die Aufrufe mit einer eigenen, anonymen Messung auf unserem eigenen Server: Beim Laden einer Seite werden der aufgerufene Seitenpfad, die Herkunftsseite (Referrer), die Geräteart und das Betriebssystem sowie angeklickte wichtige Schaltflächen (zum Beispiel «Im App Store laden») gespeichert. Deine IP-Adresse wird nicht gespeichert. Zur Zählung verschiedener Besucher wird aus IP-Adresse und Browserkennung ein täglich wechselnder, nicht zurückrechenbarer Prüfwert gebildet; er erlaubt keine Wiedererkennung über mehrere Tage. Die Auswertung dient ausschliesslich der Verbesserung des Angebots (berechtigtes Interesse). Die Messdaten werden spätestens nach 400 Tagen gelöscht. Wenn dein Browser «Do Not Track» sendet, wird nichts gezählt.

Automatische Besuche (zum Beispiel von Suchmaschinen-Robotern oder Prüfwerkzeugen) erkennen wir allein an den technischen Angaben, die der Browser ohnehin mitschickt. Solche Besuche markieren wir und zählen sie nicht in der Statistik mit. Dafür setzen wir weiterhin weder Cookies ein noch speichern wir deine IP-Adresse.

Nur wenn du selbst den Link mit dem Zusatz «?nicht-zaehlen» aufrufst (das tun wir, um eigene Geräte aus der Statistik auszunehmen), wird in deinem Browser ein kleines Merkzeichen gespeichert, das die Zählung auf diesem Gerät abschaltet. Es enthält keine Personendaten.

Auf der Zahlungsseite unseres Zahlungsdienstleisters Stripe (stripe.com) gelten dessen eigene Cookie- und Datenschutzbestimmungen.

Online-Buchung und Zahlung

Wenn du auf der Homepage ein Abonnement buchst, erfassen wir deinen Firmennamen, deine E-Mail-Adresse und das gewählte Abo-Modell. Diese Angaben speichern wir bereits vor der Zahlung, um die Buchung durchführen und abgebrochene Buchungen auf Wunsch nachverfolgen zu können (Vertragsanbahnung bzw. berechtigtes Interesse). Die Zahlung wickelt unser Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Irland, gegebenenfalls Stripe, Inc., USA) ab. Deine Zahlungsdaten (zum Beispiel Kartennummer), deine Rechnungsadresse und gegebenenfalls deine Steuernummer gibst du direkt bei Stripe ein; die Zahlungsdaten sehen wir nie. Von Stripe erhalten wir die Kundennummer, den Zahlungsstatus und den Rechnungsbetrag. Die Rechnungsadresse und weitere Angaben können wir in unserem Stripe-Konto einsehen.

Buchungsanfragen, die du nie bezahlt hast, löschen wir nach 12 Monaten. Rechnungs- und Zahlungsdaten bezahlter Buchungen bewahren wir als Geschäftsunterlagen 10 Jahre auf (Abschnitt 6).

E-Mail-Versand

Nach erfolgreicher Buchung senden wir dir eine E-Mail mit Firmen-Code und Einrichtungscode. Endet das Abo einer Firma, können wir an die hinterlegte Kontakt-E-Mail-Adresse Erinnerungen schicken, die Daten vor der Löschung zu exportieren (Abschnitt 6). Den Versand übernimmt der Dienstleister Resend (Resend, Inc., USA). Dabei werden deine E-Mail-Adresse und der Inhalt der Nachricht verarbeitet.

4. Datenverarbeitung in der Mitarbeiter-App

Die folgende Übersicht listet auf, welche Datenkategorien innerhalb der App anfallen, sobald dein Arbeitgeber einen Firmen-Account eingerichtet hat und du als Mitarbeitende:r registriert bist.

Konto- und Stammdaten

Wer sich in der App registriert, wird erst nach Freigabe durch einen Administrator der Firma nutzbar. Bis dahin ist das Konto gespeichert, aber nicht aktiv; ein Administrator kann es freigeben oder löschen.

Arbeitszeit- und Einsatzdaten

Abwesenheiten (teils gesundheitsbezogene Daten)

Ferien-, Krankheits- und Unfallmeldungen sind besonders sensibel: Krankheits- und Unfallmeldungen können Gesundheitsdaten darstellen (besonders schützenswerte Personendaten). Sie werden zur Abwesenheitsplanung durch deinen Arbeitgeber verwendet. Einsehbar sind sie für die Firmenadmins deiner Firma und für Abteilungsleiter deiner Abteilung, nicht für andere Mitarbeitende. Optional hochgeladene Dokumente (zum Beispiel Arztzeugnisse) unterliegen dem gleichen eingeschränkten Zugriff.

Dokumente

Team-Chat

Nachrichten und Bild-/Dateianhänge, die du im Team-Chat sendest, werden gespeichert, solange der jeweilige Kanal besteht oder dein Konto bzw. die Firma nicht gelöscht ist. Gruppen-Chats sind für die Mitglieder der Abteilung sichtbar, private Chats nur für die Mitglieder dieses Chats. Die Firmenadmins deiner Firma können die Nachrichten der Gruppen-Chats als Teil des Datenexports erhalten; private 1:1-Chats sind nicht Teil des Exports.

Push-Benachrichtigungen

Wenn du Benachrichtigungen erlaubst, speichern wir ein technisches Push-Token deines Geräts, um dich zum Beispiel über neue Chat-Nachrichten zu informieren. Für die Zustellung werden nur das Push-Token und ein fester Text («Neue Nachricht») über den Push-Dienst von Expo (Expo, Inc., USA) und von Apple bzw. Google geleitet. Der Inhalt der Nachricht, der Name des Absenders und der Name der Gruppe werden nicht übermittelt; sie stehen erst in der App. Du kannst Benachrichtigungen in den Einstellungen deines Geräts jederzeit ausschalten.

Fehlermeldungen an den Betreiber

Firmenadmins und Abteilungsleitende können in den Einstellungen Fehler melden. Dabei speichern wir Betreff und Beschreibung der Meldung, Gerätetyp (iOS/Android/Web), App-Version sowie Name und E-Mail-Adresse der meldenden Person. Zweck ist die Behebung des Fehlers und die Rückmeldung an die meldende Person. Bei diesen Meldungen sind wir selbst verantwortlich. Die Meldung bleibt auch erhalten, wenn die meldende Person ihr Konto löscht; Name und E-Mail-Adresse bleiben dann als Kopie in der Meldung stehen, bis die Firma bei uns gelöscht wird (Abschnitt 6) oder du uns um Löschung bittest.

5. Speicherort, Hosting & Dienstleister

Die Daten der Homepage und der Mitarbeiter-App (Konten, Zeiterfassung, Dokumente, Chat usw.) werden auf einem Server von Hetzner Online GmbH im Rechenzentrum Nürnberg, Deutschland gespeichert und verarbeitet. Zusätzlich liegen verschlüsselte Sicherungskopien auf einem getrennten Speicher von Hetzner in der EU (Abschnitt 6). Für die unten genannten Zusatzdienste (Zahlung, E-Mail-Versand, Push-Zustellung) werden nur die jeweils nötigen Daten an die Anbieter übermittelt.

Soweit Daten in Länder ohne anerkannt angemessenes Datenschutzniveau (insbesondere die USA) gelangen, geschieht dies auf Grundlage des Swiss-U.S. Data Privacy Framework (bei entsprechend zertifizierten Anbietern) oder von Standardvertragsklauseln bzw. anderen Garantien nach Art. 16 DSG.

6. Aufbewahrung & Löschung

Daten innerhalb der App werden gespeichert, solange das Konto deines Arbeitgebers aktiv ist. Über die Löschung einzelner Daten entscheidet dein Arbeitgeber als Verantwortlicher; wende dich dazu an deinen Firmenadmin oder Abteilungsleiter. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Arbeitgebers (zum Beispiel für Arbeitszeitnachweise und Lohnunterlagen) liegen bei ihm, nicht bei uns.

Übersicht: Wann wir was löschen

Wenn eine Firma das Abo beendet

Endet das Abo einer Firma (durch Kündigung oder weil die Zahlung ausbleibt), wird das Firmenkonto gesperrt. Ab dem Beginn der Sperre läuft eine Frist von 90 Tagen. In dieser Zeit sind die Daten gespeichert, aber für die Mitarbeitenden nicht mehr zugänglich. Der Firmenadmin kann die Daten über einen eigenen Export-Zugang (api.arbeiter-app.ch/export-zugang) als Excel- oder PDF-Datei herunterladen. Die hochgeladenen Dateien (Baustellen-Dokumente und Pläne, Wochenpläne, Anhänge zu Abwesenheiten wie Arztzeugnisse, persönliche Dokumente wie Lohnabrechnungen, Unterschriften, Anhänge aus Gruppen-Chats) gibt es dort als ZIP-Dateien, nach Bereichen getrennt; private 1:1-Chats samt Anhängen sind nie enthalten. Dieser Zugang erlaubt nur den Export und endet am letzten Tag der Frist. Wir fordern die Firma in der Regel etwa am 60. und am 83. Tag der Frist per E-Mail ausdrücklich auf, die Daten vor der Löschung zu exportieren. Die Firma kann das Abo in dieser Zeit erneuern; die Daten sind dann sofort wieder da.

Nach Ablauf der 90 Tage löschen wir die Daten der Firma endgültig: die Konten der Mitarbeitenden, Zeiteinträge, Rapporte, Ferien, Dokumente, Chats, hochgeladene Dateien, Abteilungen und Baustellen. Wir lösen diese Löschung von Hand aus und prüfen vorher, dass die Firma kein laufendes Abo hat; sie erfolgt in der Regel kurz nach Fristablauf. Nicht gelöscht werden die Geschäftsunterlagen (Firmenname, Abo-Perioden, Rechnungs- und Zahlungsdaten, Protokoll der Vertragsverwaltung). Sie bleiben 10 Jahre bestehen und enthalten keine Inhalte aus der App; im Protokoll kann die E-Mail-Adresse stehen, an die wir den Einrichtungscode gesendet haben.

Hinweis an Firmen: Der Arbeitgeber ist selbst dafür verantwortlich, gesetzlich vorgeschriebene Unterlagen (zum Beispiel Arbeitszeit- und Lohnunterlagen) rechtzeitig vor der Löschung zu exportieren und aufzubewahren. Der Excel- und PDF-Export enthält die Listen; die hochgeladenen Dateien holt die Firma als ZIP-Dateien im Export-Zugang.

Konto selbst löschen

Jede Person kann ihr Konto samt allen eigenen Daten (Zeiteinträge, Ferienanträge, Rapporte, Chat-Nachrichten, Dokumente) in der App unter Einstellungen → Konto löschen endgültig löschen. Die Löschung wirkt sofort in der laufenden Datenbank. Hinweis: Wer als einziger Firmenadmin einer Firma tätig ist, muss vor der Löschung einen weiteren Firmenadmin ernennen oder sich an uns wenden. Eine Fehlermeldung, die du verschickt hast, bleibt mit Name und E-Mail-Adresse bestehen (Abschnitt 4), bis die Firma gelöscht wird oder du uns um Löschung bittest.

Kontaktanfragen und nicht abgeschlossene Buchungen

Anfragen über das Kontaktformular und Buchungen, die nie bezahlt wurden, löschen wir automatisch nach 12 Monaten. Wenn du möchtest, dass wir deine Anfrage früher löschen, schreib uns (Abschnitt 11); wir löschen sie dann sofort.

Nicht mehr benötigte Dateien

Hochgeladene Dateien, die in keinem Eintrag und in keiner Nachricht mehr verwendet werden (zum Beispiel ein Foto, das nie gesendet wurde, oder Reste eines gelöschten Eintrags), entfernen wir automatisch. Wir warten dabei 7 bis 14 Tage, damit nichts verloren geht, das gerade erst hochgeladen wurde. Die Prüfung läuft einmal pro Woche in der Nacht.

Sicherungskopien

Wir erstellen täglich Sicherungskopien der Daten. Sie liegen auf dem Server und, verschlüsselt, auf einem getrennten Speicher bei Hetzner in der EU. Beide Kopien werden 30 Tage aufbewahrt. Wenn wir etwas löschen, kann es deshalb noch bis zu 30 Tage in diesen Sicherungskopien enthalten sein. Danach wird es automatisch entfernt. Die Sicherungskopien nutzen wir nur, um nach einer Störung Daten wiederherzustellen.

7. Datensicherheit

• Verbindungen zur App und Homepage sind durchgehend TLS-verschlüsselt (HTTPS).
• Passwörter werden ausschliesslich als Hash (bcrypt) gespeichert, nie im Klartext.
• Zugriffsrechte innerhalb der App sind rollenbasiert (Mitarbeitende sehen nur eigene bzw. Abteilungsdaten, Firmenadmins Daten der eigenen Firma). Eine Firma hat keinen Zugriff auf Daten einer anderen Firma.
• Hochgeladene Dateien sind nur über zeitlich begrenzte, signierte Adressen abrufbar; Lohn- und Personaldokumente nur nach Anmeldung durch die berechtigte Person. Dateien werden mit zufälligen Dateinamen abgelegt und als Download ausgeliefert, um Missbrauch zu erschweren.
• Anmeldeversuche werden begrenzt, um automatisiertes Ausprobieren von Passwörtern zu erschweren.
• Externe Sicherungskopien sind verschlüsselt.

8. Deine Rechte

Nach dem Schweizer Datenschutzgesetz hast du grundsätzlich das Recht auf:

• Auskunft darüber, welche Daten über dich gespeichert sind (Art. 25 DSG)
• Herausgabe oder Übertragung deiner Daten in einem gängigen Format (Art. 28 DSG)
• Berichtigung unrichtiger Daten
• Löschung deiner Daten, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen und Sperrung der Bekanntgabe
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
• Anzeige bei der Aufsichtsbehörde: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, edoeb.admin.ch

Für Daten, die im Rahmen deines Arbeitsverhältnisses in der App anfallen, richte diese Anfragen primär an deinen Arbeitgeber als Verantwortlichen. Dein Konto und deine Daten kannst du jederzeit selbst in der App löschen (Einstellungen → Konto löschen). Für Daten rund um diese Homepage (zum Beispiel Kontaktformular, Buchung, Fehlermeldungen) wende dich direkt an uns, siehe Abschnitt 11. Wir beantworten Auskunftsbegehren in der Regel innert 30 Tagen. Zur Prüfung deiner Identität können wir einen Nachweis verlangen.

9. Minderjährige

Die Mitarbeiter-App richtet sich an Mitarbeitende von Handwerksbetrieben und ist nicht für die Nutzung durch Kinder oder Jugendliche unter 16 Jahren ausserhalb eines Arbeits- oder Ausbildungsverhältnisses vorgesehen.

10. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich die Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Version ist immer auf dieser Seite abrufbar; das Datum oben zeigt den letzten Stand. Diese Erklärung wurde nach bestem Wissen erstellt.

11. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz erreichst du uns unter: